Por que continuamos a utilizar tanto o MS-Excel?



Por que continuamos a utilizar tanto o MS-Excel?

Outro dia, acompanhando os comentários em um grupo que envolve diversos Profissionais de Tecnologia, me deparei com um comentário, que diziam que não entendiam o porquê do MS-Excel ser uma ferramenta ainda tão utilizada nas empresas.

Já vi diversas propagandas de empresas que desenvolvem aplicações de ERP com foco em pequenas empresas, prometendo exterminar o uso de planilhas com a adoção das suas soluções.

Difícil de entender pontos de vista como estes, principalmente com uma ferramenta com as funcionalidades e recursos do MS-Excel nos oferece.

Vamos aos fatos:

Trabalho com o MS-Excel há 29 anos e alguns meses, já tive a oportunidade de prestar serviços de consultoria, treinamento e desenvolvimento de soluções baseadas no MS-Excel em pequenas, médias, grandes e “extra-grandes” empresas.

O gerencial de qualquer empresa acontece no MS-Excel. Isto é um fato.

Sempre que estou circulando pelos locais de trabalho nestas empresas, observo o que os usuários estão utilizando nas telas dos seus micros. E posso assegurar que em mais de 70% dos casos é uma pasta de trabalho do MS-Excel que está ativa, em uso na tela do micro.

Muitas (para não dizer quase todas) decisões das empresas são tomadas em informações geradas por uma pasta de trabalho feita em MS-Excel.

Muitas empresas fazem um investimento significativo em aplicativos para automatizar as atividades da empresa, em ERP’s e diversas outras ferramentas, mas o MS-Excel continua onipresente.

Tenho inclusive uma teoria que defendo há muito tempo.

Acredito que quanto mais sofisticado for o sistema de ERP de uma empresa, maior a dependência do uso de pastas de trabalho no MS-Excel. E isto ocorre por um motivo muito simples, quanto mais sofisticado for este ERP, maior a demanda de analises gerenciais. E estas analises gerenciais acontecem, todas elas, no MS-Excel.

Os aplicativos de ERP foram criados para cuidar do analítico, dos processos das empresas, do faturamento, do estoque, pessoal, etc. não do gerencial.

Presencio muitas discussões entre os Analistas de Desenvolvimento e os Usuários Finais das aplicações.

O Analista fica irritado com o Usuário. O Usuário especifica um relatório na aplicação ERP. O relatório é disponibilizado e 6 meses depois solicita alterações ou não está sendo mais utilizado. O Analista acredita que o Usuário não sabe o que quer.

O outro lado da estória. O Usuário fica irritado com o Analista, porque ele vem com um monte de perguntas e questionamentos (necessários para entender o contexto) e entrega um relatório “queixo duro”.

O que precisamos entender é que o Usuário tem comportamento de biruta (o de aeroporto), ele está ao sabor do vento. Este cenário existe em função das constantes mudanças que existem no gerenciamento de uma empresa.

Se o relatório que o Analista entregou há 6 meses no ERP já está precisando de alterações, isto significa que este relatório foi utilizado, e estas alterações são na verdade, uma evolução, um aprimoramento do trabalho.

É assim que funciona o processo junto aos Usuários. Os relatórios estarão sempre em constante evolução. Porque os Usuários estão em constante evolução com os processos gerenciais.

E como os Usuários não são atendidos, eles fazem as coisas acontecerem no...MS-Excel.

O MS-Excel é um campeão de audiência em qualquer empresa.

Quer ter sucesso na sua aplicação que você desenvolveu?

Faça os relatórios da sua aplicação utilizando o MS-Excel. Pode ser uma tabela dinâmica, uma tabela, com auto filtro, gráficos, Dashboard, enfim, qualquer recurso que o MS-Excel lhe oferece.

A melhor prova disto é o sucesso do Power BI da Microsoft (https://powerbi.microsoft.com/pt-br/). Saiu do MS-SQL Server e migrou para o MS-Excel através dos componentes PowerPivot e Power Query e virou um grande sucesso, desbancando antigos players do mercado.

Quero deixar claro para todos que não estou dizendo que o MS-Excel pode substituir o ERP na sua empresa. O ERP bem planejado permitirá que a sua empresa evolua.

O MS-Excel é na verdade, o melhor complemento do ERP da sua empresa.

Mas por que se perde tanto tempo com as atividades de geração e manutenção destes relatórios?

Isto acontece porque as empresas não investem em treinamento e qualificação dos seus Colaboradores. Estes Colaboradores acabam utilizando o MS-Excel de uma forma inadequada, gerando retrabalho e conflitos.

Todas as empresas pedem, na contratação, conhecimento de MS-Excel.

Em todos os CV, está escrito que o pretendente a vaga tem conhecimentos avançados de MS-Excel.

Mas será que tem mesmo?

Quer uma prova da importância do MS-Excel?

Minha filha está fazendo o segundo ano da Faculdade de Moda (2017) e os estágios que ela está procurando pedem conhecimento de...MS-Excel.

Mais uma: há algum tempo, fomos contatados por uma empresa, nossa Cliente de longa data, solicitando ajuda para contratar um Analista, que deveria trabalhar diretamente com o Presidente da Empresa, para a geração de relatórios gerenciais e apresentações.

Todos os candidatos que nos enviaram foram reprovados nestes dois quesitos. sem exceção. Sugerimos que eles contratassem o candidato com o melhor perfil nos demais requisitos. Foi contratado e treinamos o recurso no MS-Excel. Ótimo resultado.

Mas por que as pessoas não conhecem o MS-Excel como se deveria?

Isto é assunto para um outro artigo.

 

Vida longa ao MS-Excel.

 

João Benito Savastano

 

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