O Microsoft Visio é um aplicativo para criação de diagramas para o ambiente Windows. Entre seus diversos tipos de diagramas, podemos elaborar Fluxos de Trabalho (Workflows), para serem utilizados associados a uma lista do SharePoint, automatizando, desse modo, tarefas repetitivas.

Neste artigo quero demonstrar como você pode criar um Fluxo de Trabalho de Aprovação de Despesas que, a partir da criação de um item na lista do SharePoint, o mesmo é submetido para aprovação da gerência. Para podermos ver a versatilidade do uso de fluxos de trabalho, incluiremos uma condição no processo de aprovação: caso o total das despesas sejam inferiores a R$ 50,00 o item será enviado para aprovação imediatamente. Senão, o item será devolvido para seu criador, para que as despesas sejam justificadas. Uma vez inserida a justificativa, o item segue para a aprovação da gerência.

  1. Abra o MS-Visio 2010, escolha criar um novo arquivo e, na categoria de modelos de fluxogramas, escolha "Fluxo de Trabalho do Microsoft SharePoint" e clique no botão "Criar".

  2. A área de trabalho do MS-Visio será exibida, com os recursos necessários para a criação de nosso fluxo de trabalho:

  3. Vamos iniciar a construção de nosso diagrama inserindo as formas que representam o início e o término de nosso processo, para isso, selecione a forma desejada no menu lateral e arraste até a posição desejada na folha de desenho.

  4. Em seguida, vamos incluir a condição para execução do fluxo de trabalho. Selecione a forma "Comparar fonte de dados" e arraste para o desenho:

  5. Clique duas vezes sobre a forma inserida e edite seu texto para "Verifica se o valor da despesa é maior do que R$ 50,00". Em seguida, clique fora da forma para completar a edição.

  6. Na sequencia, selecione a forma "Iniciar processo de aprovação" e arraste para o desenho, alterando o texto da forma para "Solicita a aprovação da despesa".

  7. Agora, acrescente a forma "Coletar dados de usuário" e altere o seu texto para "Solicitar descrição da despesa".

  8. Por fim, acrescente outra forma "Iniciar processo de aprovação" e defina seu texto como "Solicitar aprovação da despesa".

  9. Na sequencia, temos de realizar as conexões entre as formas para completarmos o fluxo de trabalho. Para isso, clique no botão "Conector", localizado no grupo "Ferramentas", na guia "Página Inicial" da faixa de opções.

  10. Posicione o cursor na forma "Iniciar" do desenho e, com o botão do mouse pressionado, arraste o cursor até a forma de comparação de fonte de dados e solte o botão do mouse para conectar as duas formas.

     

  11. Repita o processo acima de modo a concluir o diagrama conforme indicado na figura:

  12. Agora é necessário configurar as ações a serem tomadas após a comparação com a fonte de dados. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre o nó do lado esquerdo da forma "Comparar fonte de Dados" e escolha a opção "Não".

  13. Repita a operação com o nó do lado direito da forma e escolha "sim". O diagrama de fluxo de trabalho deve estar semelhante ao mostrado abaixo:

  14. Para verificar se não existem erros no diagrama, localize a guia "Processo" na faixa de opções do MS-Visio e clique no botão "Verificar Diagrama".

  15. Com o diagrama concluído e sem erros, vamos exportar o arquivo para ser utilizado no SharePoint: Na guia "Processo" clique no botão "Exportar", nomeie o arquivo como "AprovaçãoDespesas.vwi" e clique em salvar.

  16. Salve o desenho do diagrama, para poder utilizá-lo novamente em outra ocasião e encerre o MS-Visio.

    No próximo artigo, vamos ver como associar o diagrama criado com uma lista no SharePoint através do SharePoint Designer. Até lá.